Privacy-beleid

EXTERN PRIVACY BELEID STICHTING AVOND4DAAGSE EERSEL [V2019-03-07]

1 Inleiding
1.1 Dit Externe Privacy Beleid (“Beleid”) wordt gebruikt door Stichting Avond4daagse Eersel (“A4D”), statutair gevestigd te Gemeente Eersel, kantoorhoudende te (5521JP) Eersel aan Hoolstraat 61, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 64639525. A4D is bereikbaar via info@a4deersel.nl.

1.2 Het Beleid is bedoeld om uit te leggen waarom en hoe er gegevens die natuurlijke personen identificeren of zouden kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”) worden verwerkt door A4D. Tenzij anders aangegeven, is A4D de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de verwerking van de Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Beleid.

2 Persoonsgegevens
2.1 A4D verwerkt mogelijk Persoonsgegevens van u in de volgende situaties:
2.1.1 U bent deelnemer aan de Avond4daagse;
2.1.2 U bent een leverancier van producten of diensten aan A4D;
2.1.3 U bent werknemer of op een andere manier werkzaam voor A4D.

2.2 De Persoonsgegevens die A4D verwerkt zijn:
2.2.1 Uw voor- en achternaam;
2.2.2 Uw contactgegevens;
2.2.3 Uw adresgegevens;
2.2.4 Uw geslacht;
2.2.5 Uw geboortedatum
2.2.6 Uw e-mailadres;
2.2.7 Het telefoonnummer bij noodgevallen;
2.2.8 Uw beeldmateriaal, waaronder foto, film en video;
2.2.9 De Persoonsgegevens die in noodgevallen worden verstrekt;
2.2.10 Verdere Persoonsgegevens die u aan A4D op eigen initiatief verstrekt.

2.3 Naast deze Persoonsgegevens is het mogelijk dat u in uw contact met ons nog verdere Persoonsgegevens aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën van Persoonsgegevens:
2.3.1 De Persoonsgegevens die u aan A4D verstrekt in de loop van de diensten die wij voor u verrichten, zoals maar niet beperkt tot de Persoonsgegevens die nodig zijn om waar nodig passende medische ondersteuning aan u te kunnen verrichten tijdens en na het lopen;
2.3.2 De Persoonsgegevens die A4D verkrijgt door uw gebruik van de website, gelokaliseerd op www.a4deersel.nl, door het feit dat u contact met ons heeft gezocht of op een andere wijze met ons heeft gecommuniceerd.

3 Bronnen
3.1 In beginsel verzamelt A4D Persoonsgegevens rechtstreeks bij u. U bent dan ook de bron van de Persoonsgegevens.

4 Doeleinden
4.1 A4D verwerkt de genoemde Persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:
4.1.1 Om A4D in staat te stellen om de overeenkomst met u uit te voeren, zoals maar niet beperkt tot de overeenkomst tot het deelnemen aan de verschillende evenementen die A4D organiseert;
4.1.2 Om A4D in staat te stellen om aan de op haar rustende wettelijke verplichtingen te voldoen;
4.1.3 Om A4D in staat te stellen om direct marketing activiteiten uit te voeren, zoals maar niet beperkt tot het informeren van u over onze diensten, evenementen en mogelijkheden, bijvoorbeeld via onze website en social media en om de effectiviteit hiervan na te gaan;

4.2 U bent niet wettelijk verplicht om de Persoonsgegevens te verstrekken. Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens onder 4.1.1 en 4.1.2 is verplicht in zoverre dat het een noodzakelijke voorwaarde is om met A4D een overeenkomst te sluiten. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt zal A4D mogelijk niet kunnen voldoen aan de verplichtingen die op A4D rusten op grond van de gesloten of te sluiten overeenkomst. Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens onder 4.1.3 is niet verplicht en is geen noodzakelijke voorwaarde om met A4D een overeenkomst te sluiten. Wanneer de gegevens niet worden verstrekt kan A4D mogelijkerwijs haar diensten of verplichtingen niet uitoefenen zoals beoogd, zoals maar niet beperkt tot het aanbieden van haar website.

5 Grondslagen
5.1 A4D verzamelt Persoonsgegevens op basis van de navolgende wettelijke grondslagen:
5.1.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
5.1.2 De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op A4D rust;
5.1.3 De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
5.1.4 Op basis van het gerechtvaardigd belang van A4D om haar activiteiten uit te oefenen, behalve wanneer uw belangen of uw grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van Persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer het gaat om Persoonsgegevens van kinderen.

5.2 In beginsel verwerkt A4D geen Persoonsgegevens op basis van toestemming. Mocht dit toch noodzakelijk blijken, dan zal A4D zoals wettelijk bepaald uw toestemming vragen voor de bewuste verwerking.

6 Retentie
6.1 A4D bewaart de verzamelde Persoonsgegevens gedurende de duur van de overeenkomst die u met A4D bent aangegaan en tot twee jaar hierna, tenzij er een wettelijke verplichting voor A4D bestaat om deze Persoonsgegevens langer te bewaren of u ons toestemming hebt gegeven om de Persoonsgegevens langer te bewaren.

7 Ontvangers en doorgifte
7.1 A4D geeft Persoonsgegevens door aan derde partijen, zogenaamde ‘ontvangers’, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden die in dit Beleid zijn genoemd. De (categorieën van) ontvangers van de Persoonsgegevens zijn:
7.1.1 Onze zakenrelaties en leveranciers, zoals maar niet beperkt tot de producent van persoonlijke loopkaarten/stempelkaarten en de partij die de hosting van onze data levert;
7.1.2 Analytische services ten behoeve van het beoordelen van de effectiviteit van onze websites;
7.1.3 Het bedrijf dat onze website host;
7.1.4 Bezoekers van onze website, bijvoorbeeld in het geval dat u een reactie achterlaat op de Avondvierdaagse en er mee instemt dat wij deze reactie en uw naam laten zien op de website;
7.1.5 De gemeente Eersel ten behoeve van het opstellen van een aanstellingsbesluit verkeersregelaar;
7.1.6 MijnAlbum B.V.;
7.1.7 Dropbox, Inc.

8 Mogelijke ontvangers en doorgiften
8.1 Naast de ontvangers zoals genoemd in artikel 7, is het mogelijk dat A4D Persoonsgegevens openbaart of ontsluit in de navolgende gevallen, in welke gevallen dit bekend zal worden gemaakt door A4D, voor zover dit ons toegestaan is en dit mogelijk is:
8.1.1 Indien A4D wordt betrokken in een aan- of verkoop, in welk geval er mogelijk Persoonsgegevens worden verstrekt aan de prospectieve koper en de Persoonsgegevens worden verstrekt onder dit Beleid;
8.1.2 Indien A4D op basis van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, of om het Beleid, de algemene voorwaarden/ het reglement of de overeenkomst met u uit te voeren, om de rechten, eigendommen en vrijheden van A4D of haar klanten of anderen te waarborgen, zal A4D hier eveneens toe overgaan.

9 Internationale doorgifte
9.1 A4D geeft Persoonsgegevens in beginsel niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte of internationale organisaties.
9.2 Mocht A4D op enige andere wijze Persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte of aan internationale organisaties, dan zal A4D vaststellen of sprake is van een adequaatheidsbesluit in de zin van de toepasselijke regelgeving, en indien een dergelijk besluit er niet is, zal alleen sprake zijn van doorgeven van Persoonsgegevens indien er passende of geschikte waarborgen zijn.
9.3 A4D maakt gebruik van de diensten van Dropbox, Inc. (www.dropbox.com). Dit betekent dat de Persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Dropbox is gecertificeerd onder het EU-US Privacy Shield, waardoor deze doorgifte toegestaan is onder de AVG. De certificering van Dropbox voor het EU-US Privacy Shield is hier te raadplegen.

10 Beveiliging
10.1 A4D hecht grote waarde aan de beveiliging van Persoonsgegevens en heeft hier passende maatregelen en waarborgen voor getroffen. Deze maatregelen voldoen aan de eisen die de AVG hier aan stelt.

11 Rechten
11.1 De AVG geeft Betrokkenen, afhankelijk van de situatie en onder voorwaarden, de volgende rechten:
11.1.1 Het recht om van A4D inzage te vragen in de Persoonsgegevens;
11.1.2 Het recht om van A4D de rectificatie van Persoonsgegevens te vragen;
11.1.3 Het recht om van A4D verwijdering van de Persoonsgegevens te vragen;
11.1.4 Het recht om van A4D te vragen of de verwerking ten aanzien van deze A4D medewerker beperkt kan worden;
11.1.5 Het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken;
11.1.6 Het recht van de betrokkene op dataportabiliteit;
11.1.7 Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming: het recht om de toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking;
11.1.8 Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
11.2 In de uitvoering van deze rechten is het mogelijk dat A4D verzoekt om specifieke aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie wordt slechts verwerkt met het doel om de genoemde rechten uit te oefenen.

12 Cookies
12.1 Wanneer u de website van A4D bezoekt, plaatst A4D cookies. Een overzicht van deze cookies en de Persoonsgegevens die hierdoor worden verwerkt staat in onze A4D Cookie Policy die op onze website www.a4deersel.nl te lezen is.

13 Vragen
13.1 Voor vragen over dit Beleid of de verwerking van Persoonsgegevens door A4D en voor verzoeken ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt u contact opnemen met A4D via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit beleid.